Почти неизменна част от всеки офис, бизнес сграда или хотел е и залата за срещи и събития. Инвестицията за оборудването й не е малка и е нормално желание на всеки инвеститор вложените пари да се възвърнат максимално бързо. За да стане това обаче, е важно още във фазата на предварителното проектиране да се ползва професионален консултант, който да обърне внимание на важните неща и да помогне да се избегнат грешки, които впоследствие може да се окажат фатални. В следващите редове ще се опитаме, базирайки се на опита си, да опишем накратко част от тези важни неща.
Безспорно две от най-важните характеристики на всяка зала са нейните

КАПАЦИТЕТ И ФУНКЦИОНАЛНОСТ.
Тези два параметъра са взаимно свързани, но ако капацитетът сравнително лесно може да се увеличи с по-големи размери, не така стоят нещата при функционалността. Колкото по-функционална е една зала, толкова по-голям брой и тип събития могат да се случат в нея, т.е. залата става "гъвкава" и подходяща както за строги конференции, така и за галавечери, телевизионни предавания и други. Част от елементите, които правят една зала по-гъвкава, са:

- Форма на залата
Колкото и старомодни да изглеждат простите прави форми, в действителност те позволяват най-голяма функционалност. Зала с прави стени лесно се прегражда, драпира или осветява, т.е. лесно се променя и дава повече възможности.

- Липса на предварително изградени сцени
Предварителното позициониране на подиум ограничава възможната ориентация на хората в залата. Освен това изграждането на сцени от сглобяеми модули позволява да се сменя не само местоположението, но и височината, т.е. сцената да бъде с нестандартна форма и на различни нива.

- Липса на носещи колони
Всяка колона води до "мъртви" места при позиционирането на аудиторията.

- Височина
Почти винаги важи правилото "колкото по-висока, толкова по-добре". По-голямата височина позволява както изграждането на по-мащабни сценични конструкции и декори, така и използването на системи за окачване, автоматизация и интелигентно осветление.

- Точки за окачване
Често биват забравяни, а са изключително полезни – например за поставяне на носещи конструкции за осветление, озвучаване или декорация, т.е. липсата им обикновено води до значително ограничаване на функционалността. Добре е да се вземе предвид, че за носимост на точките не трябва да се използват предвидените килограми сняг на покрива – в противен случай при снеговалеж точките са неизползваеми.

- Окачен таван
Обикновено дава по-завършена визия на залата и позволява скрито монтиране в него на осветителни и озвучителни тела, спринклери и ел. инсталации. Голям минус обаче е свалянето на полезната височина и невъзможността за окачване по него.

- Стени и настилки
При проектирането на подовете и стените трябва да се обърне внимание освен на визията и на акустичните им свойства и устойчивостта и трябва да се намери правилният баланс между дизайн и функционалност. Например двойният под с мокет дава визия, но няма товароносимост, т.е. не може да се строят тежки подиуми или да минават автомобили. При стените боядисаната със специална бяла боя стена може да служи за екран, но от друга страна, лесно се зацапва и изисква периодично подновяване.

- Достъп на външна светлина
Безспорно работата на естествена светлина е по-приятна и зала с достатъчно прозорци и хубав изглед би била предпочитана локация. От друга страна обаче, силната слънчева светлина е огромна пречка за използването на екрани (LED, плазми или с мултимедиен прожектор), а дори и за нормална работа с лаптоп, затова е изключително важно да се предвиди подходящо затъмняване с помощта на плътни щори или завеси. Както всички останали системи, така и тази е добре да бъде автоматизирана и управлявана от потребителя.

Следващото важно нещо при проектирането и оборудването на многофункционална конферентна зала е

ТЕХНОЛОГИЧНОТ ООБОРУДВАНЕ. КАКВО ВКЛЮЧВА И КАКВИ СА ОСОБЕНОСТИТЕ:

- Структурно кабелно окабеляване (силнотокови и слаботокови инсталации)
Нерядко този термин се разбира единствено като "контакти и розетки за интернет". С масовото навлизане на новите технологии обаче на преден план излизат и оптичните кабели. Много е важно началното проектиране да включва достатъчен брой комуникационни и захранващи трасета, защото това са неща, които впоследствие трудно може да се добавят. Какви са добрите практики при електрическото проектиране – предвиждане на трифазни контакти по стените и тавана, достатъчно токови кръгове, аварийна захранваща шина с предвиден UPS, резервни захранващи мощности. При комуникационните инсталации е желателно да се предвидят както достатъчно "розетки за интернет", така и места за свързване на WiFi точки за достъп, IP камери за наблюдение, различни системи за автоматизация, рекламни съобщения и не на последно място – аудио-видеосистеми за пренос на сигнал по LAN или оптичен кабел. Важно е да се отбележи, че комуникационни точки трябва да има не само по пода и по стените, а и на тавана.

- WiFi
Обикновено едно от сложните и подценявани звена. Трябва да се знае, че броят на точките за достъп се съобразява не само с площта, но и с очаквания брой едновременни посетители.

- Климатична система
Добре е изчисленията да бъдат не само спрямо капацитета на залата, а да се обърне внимание и на позиционирането – въздуховодите би трябвало да са далеч от екрани и встрани от предвидените точки за окачване, а шумните охладителни тела да се поставят извън залата с цел минимизиране на шума. Освен връзка с централната BMS система е препоръчително да има зониране и локални панели за управление.

- Озвучаване
Необходимо е да се прави разлика между аварийно оповестяване, озвучаване за конференция и озвучаване за музикални изпълнения. Често срещана грешка с оглед пестене на средства е използването на системата за аварийно оповестяване и за конференции, което обикновено води до проблеми при използване на голям брой микрофони. Добре е при проектирането на оповестителната система да се предвиди зониране, съобразено с различните конфигурации на залата, както и локални панели за регулиране силата на звука по зони. При озвучителните системи за конференции е важно да се получи максимално добра разбираемост в цялото помещение, което обикновено се постига с по-голям брой малки по размери озвучителни тела, монтирани на стената. При по-високия клас озвучителни системи (обикновено подходящи и за музикални изпълнители) се разчита на по-обемни и обикновено висящи от тавана озвучителни тела (line array), даващи равномерно ниво на звука в залата. Като микрофони е препоръчително да се предвидят микрофони тип "брошка" и тип "хедсет" (за глава) за лекторите. За дискусии с повече от няколко участници се използват дискусионни системи, позволяващи включване на стотици микрофони.

- Акустично третиране
Включва както звукоизолацията с цел минимизиране нивото на шум от залата навън, така и поставянето на подходящи акустични материали вътре в помещението с цел подобряване на звуковите качества на залата.

- Кабини и оборудване за превод
При проектиране на кабините за превод (ако не се купят готови) е важно да се спазват изискванията за директна видимост към залата (или изграждане на подходяща аудио-видеовръзка), минимална площ, добра вентилация и локално осветление. Кабините не трябва да са проходни и е добре да се предвидят достатъчно големи ревизионни отвори за окабеляване. Системата за превод трябва да е съобразена с международните стандарти и да е изчислена за необходимия брой кабини и площ на залата.

- Осветление
С оглед намаляване на разходите за консумативи е добре да се заложи LED осветление. Важно е осветлението да бъде димируемо (с възможност за плавно увеличаване или намаляване на интензитета) и да бъде разделено на зони. Осветителните тела над екраните за прожекция трябва да могат да бъдат изключвани, за да няма светли петна върху изображението. Също както при всички останали апаратури в залата е добра практика да се предвиди възможност за свързване и управление през системата за сградна автоматизация. Като добра практика при наличието на фиксирана сцена може да се посочи инвестицията в статично бяло осветление за подиума.

- Прожекционни и LED екрани в залата
Големината им трябва да е съобразена с размерите на залата.

- Мултимедийни прожектори
Изборът им трябва да е съобразен с осветеността на залата и с големината на прожектирания екран. Като технология все повече навлизат прожекторите с лазерен източник на светлина, които позволяват до 20 000 часа работа без смяна на консумативи. За пренасяне на сигнал от катедрата (или техническата маса) до прожектора е добре да се залага на цифрови технологии, като например HDBaseT. Все повече навлиза и концепцията BYOD (Bring Your Own Device) – възможността потребителите да инсталират приложение на мобилните си устройства и да се свързват безжично към системата за прожекция.

- Digital Signage системи
Обикновено представляват екрани, позиционирани до входовете на залите, на рецепция, лоби и т.н. Позволяват визуализиране на рекламни съобщения, заетост на залите, схеми на разположение и много други. При фазата на проектирането е важно да се определят бройката и размерът на тези екрани, както и да се осигури захранване и свързаност към информационната инфраструктура.

- Панел за управление на системите
Добра практика е всички системи (осветление, автоматизирани екрани, прожектори, климатизация и т.н.) да могат да бъдат управлявани от едно място. Обикновено подобна система се състои от контролер, осъществяващ връзката между различните системи, и потребителски панел (жичен или безжичен) или интерфейс за свързване през мобилно устройство.

Накрая (но не последно място) е добре да се спомене като фактор за успех и доброто управление на залата за събития, включващо както добре подготвен оперативен персонал, така и надежден технически партньор, готов да реагира с необходимите знания, оборудване и специалисти.